Головна Головна -> Підручники -> Підручник Організація діловодства в органах ДПС (Коваленко) скачати онлайн-> Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ 1.1. Службові документи та їх класифікація

Розділ І ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ПОДАТКОВОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ 1.1. Службові документи та їх класифікація



Документ є засобом закріплення на папері або іншому матеріалі інформації про конкретні факти, події і явища об’єктивної дійсності та інтелектуальної діяльності людини.
Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому.
Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації.
Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби.
Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів.
У системі державної податкової служби України такі вимоги встановлені Типовою інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.
Робота з готовими документами, створеними в установі та одержаними ззовні, називається документообігом. Документообіг об’єднує такі процеси діловодства, як приймання, реєстрація і розгляд документів, рух документів до виконавців, контроль за виконанням, зберігання і використання документів тощо.

Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.
З метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, останні прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати.
Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо.
Класифікація документів

Ознаки класифікації

Групи документів

1

2

1. За змістом

1. Організаційно-розпорядчі (уп­ рав­лінські до­кументи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи)

2. Фінансово-розрахункові (бух­гал ­ терсь ­ кі, банківські документи)

3. Постачально-збутові

2. За призначенням

1. Організаційні (положення, ста­ тути, інст ­ рук ­­ ції, правила тощо)

2. Розпорядчі (накази, роз ­ по ­ ряд ­­ ­ження, вка ­­ зів ­ ки, рішення)

3. Інформаційно-довідкові (довідки, лис ­ ти, телеграми, доповідні і пояснювальні запис­ки тощо)

3. За формою

1. Типові (положення, статути, інструкції, які розробляються вищими орга­нами)

2. Трафаретні (бланки документів з пос­тій­ ­ною інформацією та вільними місцями для заповнення змінної інформації)

3. Індивідуальні (готуються кож­ного разу ви ­ ко ­ нав ­ цями по-новому: доповідні і пояс ­ ню ­­ валь ­ ні записки, переважна більшість служ ­ бо ­ вих листів та ін.)

4. За напрямом руху

1. Вхідні

2. Вихідні

5. За місцем скла ­ дан­ ­ ня і викорис ­ тання

1. Внутрішні (складаються і використову­ються безпосередньо в установі)

2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспон ­ ден ­ ція)

6. За походженням

1. Офіційні (стосуються діяльності юри ­ дич ­ ­них осіб)

2. Особисті:

2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, по­ с ­ відчення особи);

2.2. Особисті власного походження

7. За терміном вико­нання

1. Термінові (повинні бути виконані у вста ­ ­новлені строки та з позначкою “Терміново”)

2. Нетермінові (без конкретно зазна ­ че ­ но ­ го в них терміну виконання)

8. За стадіями ство­рення

1. Оригінали (перші примірники докумен­тів, які мають оригінали підписів по ­ са ­ до ­ вих осіб)

2. Копії:

2.1. Відпуск (повна копія документа, оформ ­ ­ лена одночасно з оригіналом під копірку)

2.2. Витяг (копія частини документу, зас ­ від ­­ ­ чена у встановленому порядку)

2.3. Дублікат (повторно виданий до ­ ку ­ мент)

9. За ступенем глас­ності

1. Звичайні

2. Для службового користування (інфор ­ ма ­ ­ ­ція для обмеженого кола осіб, не під ­ ля ­ гає публікації у засобах масової інфор ­ ма ­ ції)

3. Таємні (містять державну таємницю)

10. За терміном збе ­ рі ­ ­гання

1. Документи постійного зберігання

2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років)

3. Документи короткострокового зберіган­ня (до 10 років)








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Організація діловодства в органах ДПС (Коваленко)