Головна Головна -> Підручники -> Підручник Організація діловодства в органах ДПС (Коваленко) скачати онлайн-> 5.2. Систематизація документів і формування справ

5.2. Систематизація документів і формування справ



Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
– до справи включаються документи, робота над якими завершена;
– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;
– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
– до справи включається один примірник документа;
– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);
– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;
– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;
– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба.








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Організація діловодства в органах ДПС (Коваленко)