Головна Головна -> Підручники -> Підручник Контроль і ревізія (Мурашко) скачати онлайн-> 1.3. Внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль і його функції

1.3. Внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль і його функції



Система попереднього, поточного і подальшого контролю (крім ревізії фінансово-господарської діяльності, яка здійснюється державною контрольно-ревізійною службою) створює окрему його галузь, тобто внутрішньогосподарський або внутрішній контроль. Він є системою постійного спостереження за ефективністю діяльності підприємств, збереженням і ефективністю використання цінностей і коштів, доцільністю і вірогідністю операцій та процесів.
Особливе значення має внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль на підприємствах, де зосереджується велика маса цінностей. Він здійснюється безпосередньо на підприємстві відповідними службами, що дає можливість своєчасно виявляти недоліки при здійсненні операцій, вживати заходів щодо їх усунення. У зв’язку з цим внутрішньогосподарський контроль є постійно діючою функцією управління на підприємствах, дієвим засобом сприяння збереженню цінностей і коштів. Він сприяє їх збереженню та економному використанню.
Такі вимоги може виконати тільки своєчасно і глибоко проведений контроль. В іншому випадку він не зможе вчасно виявити недоліки у процесі діяльності на підприємстві. Своєчасний, дієвий і оперативний внутрішньогосподарський контроль дає змогу не тільки вчасно з’ясувати недоліки і хиби в діяльності підприємств (об’єднань) та їх підрозділів, але й виявити невикористані резерви для підвищення ефективності діяльності.
Його контрольні функції спрямовані на підвищення ефективності діяльності підприємств і об’єднань, виявлення і використання внутрішніх резервів і посилення режиму економії, запобігання непродуктивним витратам і втратам, нестачам і розкраданням цінностей.
Особливо великі завдання покладено на внутрішньогосподарський контроль у забезпеченні збереження цінностей на об’єктах підприємства. Це пояснюється тим, що на цих підприємствах обертається і зберігається велика кількість цінностей і сировини. У зв’язку з цим важливо підвищити ефективність контролю у боротьбі з безгосподарністю і марнотратством, нестачами і крадіжками. У першу чергу необхідно посилити поточний контроль із боку керівників і спеціалістів підрозділів об’єднань і підприємств, а також працівників бухгалтерського обліку. Контроль, який здійснюються в процесі господарської діяльності, найбільш оперативний. Цей спосіб систематичного й активного спостереження за операціями і процесами здійснюються відповідно до заданих критеріїв.
Практика свідчить, що на тих підприємствах, де налагоджені поточний внутрішньогосподарський контроль, інвентаризаційна діяльність, забезпечується ощадливість і збереження цінностей. З метою посилення боротьби з нестачами і розкраданням необхідно, щоб внутрішньогосподарський контроль здійснювався об’єднаними зусиллями всіх спеціалістів, керівників господарських підрозділів та бухгалтерських служб. При цьому особливе значення має щоденний контроль за переміщенням цінностей на окремих об’єктах підприємства.
Керівники окремих структурних підрозділів іноді не вникають у суть і ефективність рішень. Тому з метою посилення контролю особливу увагу необхідно приділити перевірці економічної ефективності і доцільності операцій об’єднання і його підприємств.
Контроль поточної господарської діяльності не завжди здійснюють комплексно, об’єднаними зусиллями ревізорів, економістів та інших спеціалістів об’єднань і підприємств. Цим повинні займатися спеціалісти, які знають економіку, технологію виробництва.
На конкретному прикладі можна показати періодичність контролю операцій під час надходження, виробництва і реалізації продукції і сировини. У цій таблиці 1 визначені джерела інформації, періодичність її формування при надходженні, відвантаженні і реалізації продукції та визначена періодичність здійснення процедур контролю. Зокрема, дані таблиці показують, що в більшості випадків контроль здійснюється під час документального оформлення операцій, а рух готової продукції і сировини на підприємстві контролюється безперервно.
Оперативність внутрішньогосподарського контролю багато в чому залежить від своєчасності і вірогідності облікової інформації про всі операції, які пов’язані з рухом продукції і сировини, виробництвом і їх реалізацією, дотриманням відповідних умов зберігання.

Таблиця 1
Періодичність контролю процесу заготівель сировини, виробництва і реалізації продукції

Джерела інформації Періодичність та частота формування інформації Періодичність і частота контролю інформації
Систематично Епізо­дично Безпе­рервно Епізо­дично
За зміну Безпе­рервно
Документи про надходжен­ня продукції з виробництва + + + + +
Наряди на відвантаження продукції покупцям зі скла­дів на виробництво + +
Звіти про виробництво продукції, її відпуск та оприбуткування на складі + + +
Документація на відпуск і реалізацію продукції зі складів + + + +
Облікові реєстри про реалі­зацію продукції + +

Згідно з даними таблиці 1 частота формування джерел інформації суттєво впливає на періодичність контролю. Наприклад, за графіками надходження сировини від постачальників можна безперервно контролювати ці операції.
Контролювати вірогідність нарядів можна як під час відпуску продукції, так і після закінчення цієї операції. Те саме можна сказати і про контроль інших джерел інформації. Але незалежно від періодичності і частоти формування інформація майже у всіх випадках контролюється як безперервно, так і періодично. Однією з умов підвищення оперативності контролю є вивчення господарських операцій і процесів під час їх звершення, що потребує постійного спостереження за ними.
Для підвищення оперативності контролю на об’єднаннях і підприємствах важливе значення мають правильна організація кількісно-сумового обліку цінностей у місцях зберігання продукції, раціональне здійснення операцій під час надходження і реалізації продукції, ефективне використання коштів. Для цього необхідно, щоб керівники об’єднань і підприємств ґрунтовно знали суть і зміст господарських операцій, всебічно аналізували їх та впливали на виконання договорів щодо постачання і реалізації продукції.
Для підвищення ефективності контролю необхідно не тільки забезпечувати його своєчасність, але й повноту всіх операцій і процесів. Це дозволяє стежити за станом і рухом цінностей, своєчасно встановлювати відхилення від виконання договорів постачання. Важливе значення для підвищення оперативності контролю має сигнальна інформація. Для цього її складають не тільки в розрізі окремих господарських операцій, а й окремих її складових частинах з відображенням конкретних причин відхилень. Прикладом можуть бути машинограми відхилення (відхилення під час відпуску продукції та її реалізації покупцям і т. д.).
Оперативність контролю залежить не тільки від виконання його функцій головними бухгалтерами, але й іншими працівниками обліку, які витрачають набагато більше часу на виконання контрольних функцій, ніж на ведення обліку. Чим складніші господарські операції і процеси (а це цілком і повністю стосується сфери виробництва і реалізації продукції), тим більше часу доводиться витрачати на здійснення контрольних функцій. Для підвищення оперативності бухгалтерського контролю важливо не тільки щоденно відображати у звітності надходження і видатки продукції, але й слідкувати за її раціональним використанням, дотриманням режиму економії і зміцненням господарської діяльності.
Оперативність контролю багато в чому залежить від дієвості обліку операцій у відповідних відділах об’єднань і підрозділів. Такий облік дає можливість систематично контролювати операції надходження і реалізації продукції та сировини. Керівники і спеціалісти структурних підрозділів підприємств іноді контролюють цю діяльність розрізнено, непланомірно і несистематично. Для усунення цих недоліків потрібно складати плани поточного контролю на підприємствах, щоб протягом кожного місяця систематично контролювати господарські операції та процеси. У них дуже важливо передбачати тематичні перевірки виконання прийнятих рішень та інші питання.
Розподіл контрольних функцій господарських операцій між окремими службами і працівниками об’єднань і підприємств можна простежити за даними, наведеними у таблиці 2.

Таблиця 2
Розподіл контрольних господарських операцій з виробництва і реалізації продукції на підприємстві

Об’єкти, операції і процеси, які підлягають контролю Обов’язки служб і працівників підприємства щодо здійснення контролю
Бухгалтерія (включаючи групу інвентари­заторів) Технологи Економіч­ний відділ Відділ кадрів
Продукція на об’єк­тах її зберігання + +
Виробничі операції + + +
Реалізація продукції + + +
Грошові і розрахун­ково-кредитні операції + +
Витрати і результати господарської діяль­ності + +
Звітність (баланс і звітні таблиці та фор­ми) і т. д. + + + +

З наведених даних видно, що бухгалтерська служба охоплює постійним контролем всі об’єкти, операції і процеси. Інші ж підрозділи при виконанні контрольних функцій ще не забезпечують постійного спостереження за всіма об’єктами, операціями і процесами. Наприклад, контрольні функції технологічного і економічного відділу охоплюють 50 % усіх об’єктів, операцій і процесів. Роль відділу кадрів у забезпеченні збереження державної власності хоч і значна, але носить другорядний характер. Його контрольні функції охоплюють менше 12,5 % усіх об’єктів, операцій і процесів.
Фінансово-господарський контроль на підприємствах може здійснюватись на різних рівнях управління. Залежно від періодичності здійснення процедур контролю на підприємстві, послідовності і стадій їх виникнення фінансово-господарський контроль поділяється на попередній, поточний (оперативний) та наступний.
Попередній контроль передує фінансово-господарській операції або процесу, діє до їх здійснення. Це дає можливість заздалегідь обґрунтувати економічну доцільність та вірогідність тієї чи іншої операції, своєчасно усунути недоліки, запобігти недоцільним витратам, безгосподарності і марнотратству.
В умовах ринкової економіки об’єктом попереднього контролю є комерційні угоди, договірні зобов’язання, цінні папери (акції, сертифікати, векселі тощо) та інші виробничі, переробні, реалізаційні, розрахункові операції та операції з попереднього оформлення відповідних документів. У сучасних умовах важливу роль відіграє попередній контроль під час прийняття управлінських рішень, коли потрібно завчасно оцінити операції із заготівлі, виробництва, реалізації, розрахунків і т. д. з точки зору їх законності, доцільності й економічності. Він дозволяє заздалегідь усунути конфліктні ситуації, які можуть негативно вплинути на діяльність підприємства, або ліквідувати умови, які породжують ці ситуації. Органи управління повинні здійснювати контроль під час розпоряджень щодо здійснення цих чи інших операцій (на видачу грошей, проведення розрахунків, відпуск цінностей, виробництво продукції і тощо).
Попередній контроль здійснюють також банківські установи під час розгляду ними платіжних документів (чеків, векселів, платіжних вимог та платіжних доручень) на тій стадії, коли операції за цими документами ще не здійснились. Попередній контроль можуть здійснювати відповідні органи на стадії розробки нормативів витрачання сировини під час її переробки, розгляду обґрунтованості прогнозування показників фінансово-господарської діяльності.
У зв’язку з тим, що попередній контроль передує здійсненню операцій, він є найбільш ефективним, дозволяє попереджувати недоліки, безгосподарність і марнотратство і може здійснюватись під час складання нормативів, кошторису, при розробці норм витрат і витрат сировини та готової продукції, плануванні прибутків. Попередній контроль здійснюють і працівники обліку під час оформлення операцій, пов’язаних із виробництвом і реалізацією продукції, розрахунковими, грошовими та іншими операціями.
Поточний контроль на підприємствах здійснюється на стадії завершення тих чи інших господарських чи фінансових операцій на певних ділянках виробництва, зберігання та реалізації продукції. За його допомогою здійснюється також системний та оборотний зв’язок між суб’єктом та об’єктом управління. Це дозволяє своєчасно впливати на негативні операції з метою їх усунення. Поточний контроль з боку керівників і фахівців бухгалтерських служб підприємств має особливе значення під час оформлення та аналізу грошових, розрахункових, виробничих та інших операцій, підписання документів і надходження їх до бухгалтерії. Для цього керівники підприємств та їх відділів зобов’язані не формально підписувати документи, а глибоко вникати в їх зміст, аналізувати суть фінансово-господарських операцій та показників. Це дає змогу перевірити економічну доцільність та обґрунтованість цих операцій і впливати на ефективність роботи підприємств.
Технологічний поточний контроль здійснюють інженери, технологи (інженери-технологи) за технологією виробництва, якістю сировини і продукції відповідно до стандартів і технічних умов.
Як попередній, так і поточний контроль здійснюють в основному керівники підприємств та їх фахівці під час виконання ними своїх функціональних обов’язків, виходячи з того, що контроль є функцією управління. Важливе значення при цьому має попередній і поточний бухгалтерський контроль за виробничою та фінансово-господарською діяльністю підприємств, який здійснює бухгалтерська служба на підставі документів, які надходять до неї. Але для підвищення ефективності поточного бухгалтерського контролю бухгалтерська служба повинна здійснювати контроль не тільки під час надходження та обробки документів, а й на стадії здійснення господарських операцій. Зокрема, бухгалтерія контролює повноту, своєчасність і правильність оприбуткування матеріалів та продукції, розрахункові операції. Поточний контроль операцій з виробництва продукції дає змогу своєчасно виявити порушення норм витрат сировини при її переробці, дотримання технології виробництва.
Наступний контроль здійснюється відповідно до Закону України “Про контрольно-ревізійну службу в Україні” шляхом проведення ревізій і тематичних перевірок фінансово-господарської діяльності підприємств. На відміну від попереднього та поточного, наступний контроль передбачає перевірку господарських операцій після їх здійснення. Тому його ефективність у поточній господарській діяльності підприємств менша, ніж попереднього і поточного. Але наступний контроль характеризується більш повним і глибоким підходом до вивчення фінансово-господарської діяльності. Він здійснюється на державному рівні, і це дає можливість забезпечити всебічну і комплексну перевірку правильності і законності фінансово-господарських операцій на підприємствах, виявляє порушення і зловживання, які інколи можуть приховуватись системою поточного контролю.
Особливістю наступного фінансово-господарського контролю є поглиблене і кваліфіковане вивчення і дослідження всіх операцій і процесів виробничо-фінансової діяльності підприємства. Наступний контроль проявляється у вигляді ревізій, тематичних перевірок та перевірок достовірності показників звітності. У системі наступного контролю особливу роль виконує ревізія фінансово-господарської діяльності, яка здійснюється на рівні державної контрольно-ревізійної служби.








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Контроль і ревізія (Мурашко)