Головна Головна -> Підручники -> Підручник Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.) скачати онлайн-> 3.8.4. Машинні варіанти організації бухгалтерського обліку

3.8.4. Машинні варіанти організації бухгалтерського обліку



А) Таблично-перфокарткова форма

Інший підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації був розроблений в умовах застосування перфораційних обчислювальних машин (ПОМ), а форма бухгалтерського обліку дістала назву таблично-перфокарткової. В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку за таблично-перфокартковою формою покладено принцип безперервності обробки облікової інформації на обчислювальних установках (ОУ) за умови повного охоплення механізацією всіх облікових робіт. При цьому відбувається перерозподіл робіт, і значна частина операцій облікового процесу виконується персоналом ОУ. Істотна особливість цієї форми полягає в тому, що в ній поєднується використання двох видів інформації, занесених на перфокартки, — змінної (разової) і постійної (нормативно-довідкової). Змінна інформація (занесена на перфокартки) містить дані про господарські операції і відображає вихідні показники, отримані з первинних документів. Постійна інформація, занесена на перфокартки, містить нормативні і розцінювальні показники, що дає змогу значно скоротити зміст первинних документів, виключивши з них довідкові дані, і зменшити обсяг облікової роботи.

Документи про господарські операції, оформлені в пачки, перевірені і прийняті для обробки, реєструються у спеціальному журналі приймання документів і реєстрації контрольних чисел, який використовується для контролю за збереженням цих документів, а також для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєстровані документи передаються на перфоратор для пробивання перфокарток. Перфокартки, пробиті по документах про господарські операції, спрямовуються на обчислювальні машини, де здійснюється їх групування, систематизація відомостей про господарські операції за рахунками синтетичного і аналітичного обліку. Реєстрами синтетичного і аналітичного обліку є табуляграми дебетових і кредитових оборотів, які складають за кожним синтетичним рахунком. В аналітичних табуляграмах наводять дані первинних документів, що систематизувалися в розрізі аналітичних рахунків кожного кореспондуючого рахунка. За підсумками табуляграм систематичного обліку складається оборотний баланс з розшифруванням субрахунків за кожним синтетичним рахунком. Ці відомості використовують для заповнення балансу і звітності.

Основними прийомами механізації обліку при таблично-перфокартковій формі бухгалтерського обліку є: створення людиночитаних (паперових) документів; використання єдиної номенклатури кодів синтетичних рахунків і об’єктів аналітичного їх обліку, завдяки чому забезпечується автоматичний взаємозв’язок аналітичного і синтетичного обліку; наявність у первинних документах, де реєструється інформація в натуральному і вартісному вираженні, коду кореспондуючого рахунка, об’єктів його аналітичного обліку, що дасть змогу автоматично створити повний бухгалтерський запис; організація поточної технології обробки облікової інформації; використання табуляграм замість ручних реєстрів аналітичного і синтетичного обліку; автоматичний взаємозв’язок аналітичного обліку по господарських операціях з синтетичним обліком; створення за всіма первинними даними бухгалтерського обліку, які були зафіксовані на машинних носіях, контрольних табуляграм і журналів контрольних чисел для вивіряння машинограм аналітичного і синтетичного обліку, організації автоматичного взаємозв’язку вихідних документів синтетичного і аналітичного обліку.

На рис. 3.7 зображено схему таблично-перфораційної форми бухгалтерського обліку.

Схема таблично-перфораційної форми  бухгалтерського обліку

Рис. 3.7. Схема таблично-перфораційної форми бухгалтерського обліку

Б) Таблично-автоматизована форма

У таблично-автоматизованій формі використовується самостійний підрозділ — обчислювальна машина з використанням периферійної техніки в умовах функціонування АСУП. До основних ознак таблично-автоматизованої форми обліку відносять: всіляке використання технічних засобів для організації комплексної автоматизованої системи обробки облікової інформації; широке застосування універсальної документації і машиночитаних носіїв інформації; застосування системи кодів облікової інформації, що дасть змогу отримати на ЕОМ всі необхідні бухгалтерські реєстри; збереження принципу подвійного запису при застосуванні одного комплекту носіїв інформації і програмного групування дебетових і кредитових оборотів; автоматизація логічних операцій з ведення обліку; наявність системи реєстрів-машинограм, певної послідовності їх виготовлення, засобів запису і зберігання інформації, а також можливість використання запитного режиму по окремих господарських і розрахункових операціях; організація системи контролю і виправлення помилок, які виявляють при вивірянні інформації; зберігання первинної інформації, машиночитаних носіїв і машинограм-реєстрів.

На рис. 3.8 наведено схему таблично-автоматизованої форми бухгалтерського обліку.

Схема  таблично-автоматизованої форми бухгалтерського обліку

Рис. 3.8. Схема таблично-автоматизованої форми бухгалтерського обліку

У таблично-автоматизованій формі обліку обробка і ведення інформаційної бази мають здійснюватися на ПК. За цих умов з’являється можливість автоматизувати процеси збирання, реєстрації первинної інформації і передавання її по каналах зв’язку до центральної ЕОМ (обчислювального центру). Повній автоматизації підлягають такі операції, як обчислювальна обробка, сортування інформації, друк машинограм. В умовах таблично-автоматизованої форми обліку первинні дані можуть фіксуватися не лише на звичайних, а й на машиночитаних носіях, завдяки чому автоматизується збирання первинної інформації. На машинних носіях ЕОМ створюється нормативно-довідкова інформація, призначена для багаторазового використання створенням баз даних, а також зберігається поточна, нормативно-довідкова і вихідна інформація. Залежно від використання технічних засобів і носіїв інформації є кілька способів формування облікової інформації.

Одним з найважливіших принципів таблично-автоматизованої форми обліку є використання запитного режиму з метою одержання відомостей за відповідних позицій бухгалтерського обліку. Для цієї мети бухгалтер заповнює стандартний документ, де вказується вид запиту. Після введення інформації в ПК необхідна інформація роздруковується у вигляді таблиць або видається на термінальний пристрій.

Основними перевагами таблично-автоматизованої форми є: використання периферійної техніки на місці виникнення інформації; застосування змінної і постійної інформації; автоматизація ведення і видачі відомостей; автоматизація контролю і розрахунку інформації; використання інформації, що створюється в інших підсистемах інформаційної системи управління підприємства; комплектність автоматизації бухгалтерського обліку; швидкодія виконуваних облікових робіт; регламентне формування і одержання інформації; незначний відсоток підготовки і одержання вхідної інформації. До основних недоліків цієї форми обліку відносять: відірваність обчислювальної техніки і обчислювальних ресурсів від бухгалтерського апарату; складність оперативної взаємодії всіх служб з прийняття управлінських рішень; висока вартість обчислювального носія і значні витрати з його ведення.

В) Діалогово-автоматизована форма

Сучасні технічні засоби, застосовувані для автоматизованого ведення бухгалтерського обліку, зумовлюють новий підхід до формування облікової інформації, знижують трудомісткість обробки інформації, підвищують оперативність доступу бухгалтерського апарату до оброблюваної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизацією облікової інформації і дає змогу відображувати будь-які дані в обліку безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних.

Систематизація та узагальнення облікових і аналітичних даних, що містяться в інформаційній базі, здійснюється автоматично і відображується в отриманих машинним способом вихідних даних обліку, контролю й аналізу. Узагальнення даних у синтетичному і аналітичному обліку здійснюється водночас на основі тієї самої інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає автоматизоване виконання завдань бухгалтерського обліку як в регламентному, так і в запитному (діалоговому) режимах. При реалізації запитного режиму підвищується оперативність бухгалтерського обліку, контролю і аналізу, з’являється можливість одержання необхідних довідкових і аналітичних даних протягом звітного періоду, а не тільки по закінченні його. При діалогово-автоматизованій формі бухгалтерського обліку обсяг інформації, що видається регламентно користувачам, значно скорочений і обмежений тільки необхідними і достатніми для виконання конкретних управлінських робіт даними. Додаткові, необхідні для використання дані, видаються за запитом.

Cхема діалогово-автоматизованої форми обліку

Рис. 3.9. Cхема діалогово-автоматизованої форми обліку

У разі потреби перевірки правильності розрахунків є можливість отримати розшифрування кожного результату показника за запитом користувача з вказівкою порядку проведених у машині розрахунків і всієї вхідної інформації. Діалогово-автоматизована форма бухгалтерського обліку передбачає видавання користувачам інформації не тільки у вигляді друкованих документів, а й відеограм. Контроль правильності ведення обліку значною мірою також автоматизується, що сприяє підвищенню вірогідності і правильності облікових даних. При цьому на бухгалтерський апарат покладається контроль виконання зазначених робіт. Бухгалтерам надається можливість здійснювати перевірку показників, відбитих у вихідних облікових документах. При виконанні такого контролю і аудиту бухгалтерського обліку забезпечується зв’язок між даними аналітичного і синтетичного обліку і первинною виправдною документацією.

Діалогово-автоматизована форма обліку забезпечує обмежений доступ як до первинної, так і вихідної інформації введенням паролів таємності, що систематизувалася, перевірку повноважень на доступ до інформації, відкриття і недопущення несанкціонованого доступу до інформації, яка зберігається на машинних носіях. При використанні діалогово-автоматизованої форми обліку є можливість аналізувати інформацію з використанням бази знань, яка забезпечить бухгалтера не тільки автоматизованим відображенням управлінських рішень, а й у діалоговому режимі здійснить підказку на наявні відхилення і зміни від установлених нормативних документів. У діалоговому режимі в разі потреби інформаційна система здійснює самоосвіту користувача і надає допомогу в методологічному плані відображенням інформації про дії бухгалтера. Схема діалогово-автоматизованої форми обліку подана на рис. 3.9.








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.)