Головна Головна -> Підручники -> Підручник Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.) скачати онлайн-> 6.2. Організація аналітичних номенклатур

6.2. Організація аналітичних номенклатур



Під аналітичною номенклатурою розуміють склад (перелік) даних, які містяться у нормах, нормативах, кошторисах, квотах тощо та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів — майнових об’єктів та правових суб’єктів, господарських операціях та результатах господарювання, які використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад (перелік) визначається змістом господарської діяльності конкретного підприємства, організації або їх підрозділів та формується в різні показники відповідно до вимог управління.

В аналітичному процесі використовують різні за характером номенклатури, які мають натуральні та вартісні характеристики.

До аналітичних номенклатур господарства включають нормативні, планові, кошторисні, фактичні та інші дані за час, який аналізують, аналогічні дані за попередні періоди або аналогічні дані інших господарств.

Під час аналізу господарської діяльності за триваліший період до складу аналітичних номенклатур включають дані за відповідні роки.

Показники, застосовувані у процесі аналізу господарської діяльності, дістають не тільки з нормативних, фактичних та подібних до них джерел, а й у самому процесі аналізу. У процесі аналізу дістають проміжні аналітичні дані або показники. Наприклад, при факторному аналізі прибутку (доходу) після порівняння даних за минулий рік із даними поточного року дістають показник проміжного характеру — загальну суму збільшення (зменшення) прибутку порівняно з минулим роком. Ця величина, тобто проміжний показник, підлягає також обробці у процесі аналізу. Система цих проміжних показників формує проміжну номенклатуру аналітичного процесу.

Дані, які дістають у процесі аналізу (аналітичної обробки) і використовують у майбутньому, формують підсумкову (кінцеву, результатну) аналітичну номенклатуру. Отже, в аналітичному процесі формуються три типи номенклатур: первинні (вхідні), проміжні та підсумкові (кінцеві, результатні).

Ступінь деталізації аналітичних номенклатур завжди визначається потребами майбутнього управлінського рішення, для якого здійснювався аналіз господарської діяльності.

Під час вибору аналітичних номенклатур потрібна ретельна перевірка та оцінка їх з погляду корисності у трьох аспектах: синтаксичному, семантичному і прагматичному. Це зумовлюється, по-перше, неоднорідністю аналітичної інформації, а по-друге, застосуванням технічних засобів обробки.

Оцінка аналітичних номенклатур у синтаксичному аспекті має на меті надати показникам однорідності, оскільки аналітичні показники пов’язані зі знаковою системою (символічною інформаційною мовою), яка може змінюватися.

Змістова характеристика показників можлива тільки на підставі семантичної оцінки, а практичну корисність показника для вирішення поставленої мети неможливо довести без прагматичної його оцінки.

Для визначення переліку аналітичних номенклатур потрібно знати вимоги автоматизації: типи машин, на яких оброблятимуть аналітичну інформацію. Річ у тому, що в разі використання ПК формується банк даних, в основу якого покладено використання первинних даних щоразу заново, за програмою обробки. На різних етапах аналітичного процесу аналітичні номенклатури формують по-різному. Проте на всіх етапах слід ураховувати, що аналітичні номенклатури бувають трьох видів оформлення: первинного (планові, нормативні, облікові тощо), проміжного (наслідки порівняння даних, визначення відносних величин — коефіцієнтів, процентів і т. ін.) та кінцевого (оціночного, результатного, тобто аналітичні характеристики, які подають у висновках, пропозиціях).

Вибір аналітичних номенклатур здійснюють за топологічними ознаками — основними засобами, матеріалами, коштами — та у розрізі цільових аналітичних знань.

Аналітичне завдання — це складовий елемент топологічної теми (блок). Наприклад, аналіз праці й оплати її передбачає кілька завдань з визначення:

• чисельності та складу працюючих;

• використання робочого часу;

• продуктивності праці;

• використання фонду оплати праці та ін.

З кожного аналітичного завдання топологічної теми (блока) і для кожного етапу аналітичного процесу складають перелік аналітичних номенклатур, які у майбутньому фіксують у носіях аналітичних номенклатур.

Наявність аналітичних номенклатур дає змогу обґрунтовано вибирати або розробляти (проектувати) носії аналітичних номенклатур, аналітичні таблиці, визначати обсяги робіт.

Кількісна характеристика господарських фактів (явищ, процесів), які вивчають, забезпечується розробкою та використанням техніко-економічних і економічних показників, що об’єктивно відображують їх суть.

За технологією розподільної системи обробки інформації з використанням ПК у технологічний процес включають відповідні логічні точки входу та умови переривання для оперативного втручання аналітика. В інформаційну базу аналізу господарської діяльності входять довідково-інструктивні та нормативні відомості з організації аналізу, обліку і контролю, які створюють окрему базу знань. Ці відомості необхідні для прийняття рішень, визначення положень та роз’яснень для проведення аналізу.

Повнота аналізу залежить насамперед від використовуваних в аналітичному процесі показників, що передбачає окрему роботу на підготовчому етапі — їх вибір. Вибір аналітичної номенклатури визначається характером і метою аналізу.

У найзагальнішому вигляді систему показників можна уявити як своєрідну геометричну фігуру, яка поширюється до своєї основи (перехід від узагальнюючих до окремих показників) і звужується до своєї вершини (перехід від окремих показників до узагальнюючих). Узагальнюючі показники утворюють певну сукупність, окремі — деталізують узагальнюючі. Проте одні показники взаємно доповнюють інші. Як, скажімо, узагальнюючі доповнюють окремі й навпаки.

Вибираючи систему показників аналітичного процесу, слід максимально спрощувати розрахунки, обмежувати кількість показників, використовувати тільки найважливіші показники і дані всіх можливих джерел інформації.

При виборі показників слід враховувати також, що кожний показник, який використовується в аналітичному процесі, має відображувати співвідношення та характеризувати як екстенсивні, так і інтенсивні процеси.

Сукупність визначених таким чином даних та показників є основою для формування аналітичних номенклатур.

Оскільки в аналітичний процес залучають нормативну, планову, облікову, звітну системи показників, то насамперед вибирають так звані базові показники. Вибір краще здійснювати у вигляді таблиці, як це показано на прикладі формування аналітичних номенклатур з плану прибутку (табл. 6.1).

Таблиця 6.1

ПЕРЕЛІК АНАЛІТИЧНИХ НОМЕНКЛАТУР (ПОКАЗНИКІВ, ДАНИХ) АНАЛІЗУ ПРИБУТКУ ГОСПОДАРСТВА

Перелік даних, відомостейі показників У вираженні Із яких носіїв інформаціїїх можна взяти
натуральному вартісному планових, нормативних минулого року за звітний період
Балансовий прибутокПрибуток від реалізації (продажу)Позавиробничі прибуткиПозавиробничі збиткиНоменклатура продукціїТа ін. —+ +— 12 1 1

Для упорядкування аналітичного процесу доцільно здійснити ранжирування показників, що дає змогу поліпшити послідовність проведення аналітичних робіт. Значно ускладнюється процес аналізу в умовах використання ПК. Тому при використанні ПК одним з найважливіших питань є системний підхід до систематизації й класифікації аналітичних робіт. Для цього необхідно визначити коло аналітичних завдань, які вирішують, аналізуючи господарську діяльність підприємства.

При виборі аналітичних номенклатур за умов використання ПК необхідно створити інформаційну базу, яка дасть змогу довільно вибирати дані, групувати, коригувати та видавати інформацію. Основою аналітичної номенклатури є звітна система показників, показники минулих періодів, нормативно-довідкова, нормативна, планова інформація, аналітична інформація інших підприємств.

Вибір аналітичних номенклатур для використання в аналітичних розрахунках залежить від складу результатної інформації. Для вирішення завдань аналізу і визначення аналітичних номенклатур створюється інформаційна база даних, що передбачає системний підхід до встановлення внутрішніх і зовнішніх зв’язків аналітичних показників з підсистемами АСУП.

В умовах використання ПК на основі аналітичних номенклатур реалізується оперативний аналіз у діалоговому режимі. База даних дає змогу виявити відхилення від норм, планових завдань, використання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, а також якість і рух готової продукції та ін. Запитання видає користувач відповідно до правил мови запитання.

Важливі вимоги до аналітичних номенклатур в умовах використання ПК такі:

• інтеграція методів документування та кодування аналітичних номенклатур;

• виявлення потоків обсягів інформації;

• побудова схеми руху аналітичних номенклатур;

• достовірність, повнота та місткість аналітичних номенклатур;

• деталізація та агрегування аналітичних номенклатур;

• гнучкість, що дає змогу своєчасно вносити зміни.

Вибір аналітичних номенклатур визначається змістом цільового завдання. Кожний господарський факт — явище або процес — формується під впливом різних факторів. Звідси першим елементом підготовчого етапу робіт є визначення та вибір факторів.

Фактор (лат. fасtоr — продукуючий) у процесі аналізу господарської діяльності визначається як рушійна сила, причина будь-якого процесу, явища, істотні обставини у їх визначенні.

З погляду побудови технології аналітичного процесу важливим є розмежування сукупності факторів за такими ознаками:

• кількісними й якісними;

• істотними і неістотними (другорядними);

• постійними і випадковими;

• такими, що регулюють процеси і такими, що не регулюють їх.

Найдоцільніше таку роботу виконувати за допомогою схеми, де слід відобразити взаємозв’язок показників і факторів. Наприклад, розмір прибутку залежить від таких факторів: обсягу реалізації, собівартості її, асортименту продукції, позареалізаційних доходів та витрат (рис. 6.2).

Формування  та взаємозв’язок основних показників господарської діяльності з прибутку

Рис. 6.2. Формування та взаємозв’язок основних показників господарської діяльності з прибутку

Для визначення аналітичних номенклатур з аналізу використання матеріалів, наприклад чорних металів, потрібно спочатку визначити фактори, які впливають на їх використання. До них належать: вид металу, асортимент, група, призначення, тип тощо. Тому для вибору аналітичних номенклатур доцільно скласти загальну схему аналізу з визначення факторів.

Мета аналітичної обробки — розкрити внутрішню закономірність в економіці господарства. Для цього слід розробити аналітичну номенклатуру (систему аналітичних показників), що відображує суть процесів і явищ, які аналізують методику виконання розрахунків того чи іншого показника, визначити логічну послідовність обробки даних, форми таблиць, графіки руху аналітичної інформації у процесі обробки та забезпечити комплекс робіт на цьому етапі аналітичного процесу.

Складність розробки аналітичних номенклатур зумовлена ще й тим, що крім нормативних, бізнес-планових та фактичних показників у аналітичному процесі використовують показники, які утворюються у самому процесі. Характер цих показників залежить від мети, змісту, місця і часу проведення аналізу, а кількість їх визначається вимогами управління.

При виборі аналітичних номенклатур (системи показників) слід враховувати, що аналітична обробка дає змогу систематизувати взаємопов’язані узагальнюючі показники, за допомогою яких можна дати найповнішу характеристику роботи господарства, його виробничих та інших підрозділів.

Наприклад, при аналізі техніко-економічного рівня виробництва узагальнюючими показниками є такі:

• ступінь механізації й автоматизації праці;

• абсолютне зменшення кількості зайнятих ручною працею на найважливіших роботах;

• відносне зменшення чисельності працюючих, спричинене зростанням технічного рівня виробництва;

• зниження собівартості продукції.

При цьому зміст кожного показника (системи показників) може змінюватися залежно від призначення, мети або об’єкта аналізу, реальних можливостей визначення показників.

При розробці аналітичних номенклатур (показників) необхідно прагнути до їх спрощення. Доцільно складати перелік відібраних аналітичних номенклатур.

Аналіз діяльності господарств та їх структурних виробничих підрозділів або завдань, які вони вирішують, має здійснюватися у такій послідовності: спочатку подається попередня характеристика діяльності за системою узагальнюючих показників, далі проводиться глибокий всебічний аналіз факторів, які визначають показники, виявляються причини упущень у роботі, резерви і, нарешті, на основі поглибленого вивчення показників та факторів дається загальна оцінка роботи господарства. Тому узагальнююча аналітична номенклатура має характеризувати ефективність діяльності відповідного господарського комплексу, ланки, підрозділу та напрями їхньої роботи.

Узагальнюючі показники діяльності не регламентуються, що потребує особливої уваги до їх вибору. Для об’єктивного оцінювання потрібно використовувати такі показники, які найменшою мірою зазнають впливу побічних та зовнішніх факторів.

Оскільки основне завдання узагальнення полягає в оцінці виконання завдань та договорів, то для узагальнюючої оцінки використовують нормативні, планові, звітні показники, а також показники минулих років та інших господарств.

Дібрані показники утворюють аналітичну номенклатуру, яку оформлюють у таблиці (табл. 6.2).

Таблиця 6.2

ПЕРЕЛІК АНАЛІТИЧНИХ НОМЕНКЛАТУР З АНАЛІЗУ

___________________ на _________________ етапі

№ з/п Характеристика аналітичної номенклатури Напрям використання даних У вираженні У яких носіях інформація з’являється вперше
натуральному вартісному

Після визначення переліку аналітичних номенклатур вибирають і формують носії аналітичної інформації.








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.)