Головна Головна -> Підручники -> Підручник Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.) скачати онлайн-> 9.2. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку

9.2. Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку



На цій стадії першим етапом є обстеження структури бухгалтерії та інших служб підприємства, які виконують облікові роботи, та самого обліку як інформаційної системи. Обстеження має здійснюватися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робочими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження).

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку, на стадії обстеження, визначають структуру бухгалтерії підприємства та функціональні обов’язки працівників. При цьому використовують порівняльний аналіз організаційної структури бухгалтерій споріднених підприємств, особливо тих, які функціонують з АРМ. Для визначення організаційної структури бухгалтерії підприємства складають таблицю, де зазначають сектор, групу і спеціалістів.

Організаційна структура вивчається у тісному взаємозв’язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує персонал бухгалтерії, а також функцій підрозділів підприємства та кожного виконавця, що займається обліковими роботами.

Для характеристики організаційно-методологічних функцій бухгалтерії складають табл. 9.1.

Таблиця 9.1

Найменування операції Виконавець Засоби виконання Примітка

Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації обліку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засобів і засобів передавання даних, визначення режимів роботи, організація АРМ, постановка облікових завдань). Крім того, давати змогу розробляти рішення з організаційного забезпечення (організаційна структура бухгалтерії, організаційно-правове забезпечення автоматизованої системи обліку), технічного (остаточне рішення щодо складу і структури комплексу технічних засобів); інформаційного (утворення інформаційної бази — складу та обсягу нормативно-довідкової інформації, структури бази даних, складу і характеристики вхідної і вихідної інформації та ін.); забезпечення обміну між локальними ПК і центральним ПК; лінгвістичного забезпечення (визначення технологічної предметної області, вибір мов); програмного (визначення принципів побудови та структури програмного забезпечення, його складу); методичного забезпечення проектно-кошторисної документації. При цьому погоджують рішення щодо зв’язку видів забезпечення між собою та розкладають замовлену документацію на компоненти і комплекси технічних засобів.

Організаційну структуру вивчають у взаємозв’язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує апарат бухгалтерії, підрозділи підприємства і окремі виконавці, що здійснюють облікові функції.

При обстеженні функцій бухгалтерії вивчають організаційну структуру і функції, що виконують інші підрозділи та служби апарату управління підприємством.

Процес проектування інформаційного забезпечення управління підприємством у цілому і окремих його структурних підрозділів складний, оскільки тут переплітається цілий ряд факторів: необхідність перебудови реалізацій функцій у зв’язку із загальною реорганізацією управління, включенням у процес управління ПК і економіко-математичних методів. Високий рівень спеціалізації управлінської праці, поділ та кооперація її зумовлюють участь у реалізації однієї функції цілого ряду відділів, працівників апарату управління. До того ж один працівник може виконувати кілька функцій управління. Ці тенденції посилюються в умовах використання ПК і економіко-математичних методів автоматизації управління.

Реорганізація структури управління та використання ЕОМ поставили вимогу перебудови функцій управління. Зміна тільки частини їх зачіпає суміжні функції, управлінські зв’язки, а в кінцевому підсумку це позначається на інформації, у тому числі й на обліковій, контрольній та аналітичній. Викладене зумовлює потребу комплексного системного обстеження і проектування функцій з урахуванням взаємообумовленості у просторі і часі. Системний підхід до функцій управління потребує докладного, глибокого дослідження кожної окремо.

Спочатку слід провести інвентаризацію функцій управління з викладенням схеми їх реалізації, зазначенням конкретних учасників та місця і ролі в управлінському процесі. З цією метою по кожному відділу складають органіграму управління (табл. 9.2), де зазначають функції, процес та послідовність їх реалізації, виконавців, способи відбиття участі (виконання, затвердження, контроль за виконанням).

Таблиця 9.2

ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ ____________________

Етап (частина, елемент функції) Орган (працівник управління)
Підприємство
Працівник відділу (посада) Суміжний відділ Відділ Управління
Підготовчий Старший бухгалтер Плановий Бухгалтерія Управління обліку та звітності

Примітка. При заповненні органіграми використовуються такі умовні позначення: В — виконавець; З — затвердження; П — погодження; К — контроль; Спів. — співвиконавець.

На цьому етапі розробляють функціональну модель управління з орієнтацією на її реалізацію в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи управління, де визначають функції управління, характер рішень та місце окремих ланок у їх здійсненні, розподіл на етапі реалізації функцій між конкретними працівниками функціональних підрозділів та АРМ. Велику роль тут можуть відіграти пропозиції, рекомендації самих виконавців функцій управління.

На наступному етапі обстеження окремо вивчають кожну функцію за етапами (елементами, частинами). При цьому кожну групу (вид) управлінських робіт обстежують у двох напрямках: з позиції загальних функцій управління (планування, облік, аналіз, регулювання, контроль, стимулювання) та інформаційної підсистеми управління (облік усіх операцій, аналіз управлінських проблем, прийняття рішень). Для цього з кожної функції складають окрему органіграму, яка дає змогу побачити процес (порядок) її реалізації: хто (яка ланка управління) і яку участь бере у здійсненні функції. При цьому чітко проектують взаємозв’язки між управлінськими ланками, посадовими особами.

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку функції управління зазнають цілого ряду змін. Для аналізу проектування необхідно дослідити кожну функцію управління. З цією метою складають органіграму, де фіксують зміни функції у зв’язку з використанням АРМ і вказують, на яких рівнях і ланках управління відбулися зміни. З кожної функції й окремих робіт важливо мати інформацію про витрати часу та можливості використання обчислювальної техніки для виконання обліково-обчислювальних робіт. Ці відомості дістають безпосереднім опитуванням, для чого на кожного працівника, який виконує облікову роботу, складають опитувальний лист:

Опитувальний лист

Відділ _______ Посада ________ Стаж роботи за спеціальністю __________

Сектор ___________ Освіта ____________ Стаж роботи ________________

Основні обов’язки _____________ (загальний) ________________________

Прізвище, ім’я та по батькові ______________________________________

______________________________________________________________

Технічне оснащення ______________________

_____________________________________

Час, який працівник витрачає на виконання роботи
Найменування основних робіт, які виконують протягом року, у тому числі не властивих посаді

Для того, щоб визначити, як краще використовувати власну периферійну обчислювальну техніку, складають табл. 9.3, яка характеризує технічні засоби.

Таблиця 9.3

ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНІЧНИХ ЗАСОБІВ

Найменування пристрою Модель або тип Кількість Вартість, грн. Призначення
одного пристрою усіх пристроїв

Добуті дані в цілому по всіх відділах підприємства і по кожному зокрема можуть бути основою для раціонального розподілу функцій управління між ланками і окремими працівниками. Для цього треба знайти не тільки трудомісткість реалізації функцій, робіт на момент обстеження, а й у перспективі — в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи обліку. Щоб виявити ступінь використання АРМ у реалізації функцій, доцільно складати таблиці порівняльної трудомісткості. Ефект від застосування економіко-математичних методів у реалізації управлінської функції визначають не тільки з потреб підприємства, а й з галузевих та народногосподарських позицій. У зв’язку з цим необхідно виявити, як застосування АРМ в управлінні вплинуло на зниження трудомісткості з реалізації певної функції в різних ланках управління.

Важливим етапом вивчення інформації є обстеження її щодо певних функцій, аналіз потоків інформації з погляду наскрізного на всіх рівнях управління підходу до кожного з них. При цьому не тільки виявляють, яка інформація є на тому або іншому рівні, а й джерело виникнення її, яка реакція органів на цю інформацію, які додаткові знання необхідні для її реалізації, порядок здійснення контролю тощо. Усе це потребує обстеження інформації по кожному рівню управління як у цілому, так і по окремих структурних ланках зокрема.

Дані про інформаційні зв’язки є підставою для автоматизації інформаційних потоків. Для оптимізації потоків та уникнення дублювання процес автоматизації їх повинен здійснюватися не по кожному інформаційному зв’язку зокрема, а з урахуванням комплексу зв’язків. Оскільки на багатьох підприємствах є автоматизовані інформаційні системи управління, необхідно виявити, які інформаційні зв’язки реалізують за допомогою ПК, які з них і в якій послідовності слід автоматизувати. Для цього вивчають інформаційні зв’язки підприємства по вертикалі і горизонталі. У першому випадку можна виділити два типи потоків зв’язків: що йдуть «зверху донизу» і, навпаки, «знизу догори». Причому кожний тип потоку інформаційних зв’язків необхідно розглядати не ізольовано, а з урахуванням зворотного зв’язку.

При вивченні інформаційних зв’язків по горизонталі важливо диференціювати їх по окремих відділах підприємства, а потім згрупувати за напрямами (інші підприємства, суміжні організації тощо).

Комплексне вивчення інформації по вертикалі (рівневе) та горизонталі (у цілому і по окремих ланках управління) дає змогу дістати систему інформації, знайти її схрещення, вилучити все зайве, усунути дублювання і тим самим знайти найбільш сприятливий варіант її організації.

Процес обстеження інформації має не тільки відображувати систему облікової, контрольної й аналітичної інформації, а й визначити завдання в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи управління, зміни інформації у зв’язку з цим. Обстеження має закінчуватися конкретними рекомендаціями щодо удосконалення методики і техніки вирішення облікових, контрольних та аналітичних завдань, погодження із замовником форм вхідної та вихідної інформації, технології здобуття її тощо. Це дасть змогу значно підвищити ефективність вивчення інформації та її проектування в нових умовах — впровадження передових форм та методів обліку, контролю й аналізу, автоматизації облікових і аналітичних процесів.

На стадії «Дослідження та обґрунтування створення автоматизованої інформаційної системи обліку» крім етапу «обстеження автоматизовуваного об’єкта» проводиться розробка та оформлення вимог до системи.

На цьому етапі проводяться такі роботи: вибір та обґрунтування складу процесів, які підлягають автоматизації; попередній вибір та обґрунтування складу функцій автоматизованої інформаційної системи обліку; оцінка витрат та попередній розрахунок ефективності автоматизованої інформаційної системи обліку, прийняття рішення про доцільність створення інформаційної системи, її частин, а також оцінка якості виконання автоматизованих функцій управління.








Популярні глави цього підручника:



Всі глави цього підручника:

Звітність бюджетних установ (Ткаченко І.Т.)